Τι είναι η Συστατική Επιστολή, πού χρησιμεύει & τι περιέχει

Η συστατική επιστολή, είναι, ουσιαστικά, ένα γράμμα που συνοδεύει μια αίτησή μας, είτε αυτή αφορά κάποια θέση εργασίας, είτε κάποιο πρόγραμμα σπουδών.

Είναι εξαιρετικά σημαντική, καθώς ενισχύει το βιογραφικό μας και αυξάνει τις πιθανότητες να επιλεγούμε μεταξύ άλλων υποψηφίων. 

Βασικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει, είναι τα χαρακτηριστικά του υποψηφίου, που δεν είναι ξεκάθαρα μέσα από το βιογραφικό του.

Στοιχεία, δηλαδή, που αφορούν τον χαρακτήρα, την προσωπικότητα, τις ικανότητες και τη συμπεριφορά του. 

Εφόσον, λοιπόν, πρόκειται για κάτι προσωπικό:

Η επιστολή αυτή θα ήταν καλό να συντάσσεται από κάποιον που μας γνωρίζει αρκετά, ώστε να μπορεί να μας αναδείξει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Φυσικά, η συστατική επιστολή δεν μπορεί να κάνει θαύματα, αν δεν έχουμε ένα σωστά γραμμένο βιογραφικό.

Αν λοιπόν είσαι σε περίοδο που κάνεις αιτήσεις για εργασία, είναι σημαντικό το βιογραφικό σου να είναι όσο πιο προσεγμένο γίνεται.

Αν θέλεις να δεις τι πρέπει να προσέξεις, ρίξε μια ματιά στο άρθρο μας για συχνά λάθη στο βιογραφικό.

Τα είδη των συστατικών επιστολών

Όπως ήδη αναφέραμε, υπάρχουν δύο βασικά είδη συστατικών επιστολών:

Για τη συμμετοχή μας σε ακαδημαϊκές σπουδές και για την εύρεση εργασίας. 

Πιο συγκεκριμένα, μπορούμε να ζητήσουμε:

• Συστατική επιστολή για προπτυχιακό πρόγραμμα
• Συστατική επιστολή για μεταπτυχιακό πρόγραμμα
• Συστατική επιστολή για διδακτορικό
• Συστατική επιστολή για κολλέγιο
• Συστατική επιστολή για υποτροφία
• Συστατική επιστολή για δουλειά

Σε όλες τις περιπτώσεις, οι επιστολές μπορεί να είναι εμπιστευτικές, δηλαδή ο υποψήφιος δεν θα γνωρίζει το περιεχόμενό τους, ή μη εμπιστευτικές.

Στην τελευταία περίπτωση, ο ίδιος ο υποψήφιος προσκομίζει τις επιστολές.

Ποιος μπορεί να μας γράψει τη συστατική επιστολή;

Μια επιτυχημένη συστατική αποτελεί “ψήφο εμπιστοσύνης”.

Όταν, δηλαδή, αποφασίζουμε να τη συμπεριλάβουμε στην αίτησή μας, σκοπός μας είναι να επικυρώσει και να ενισχύσει το βιογραφικό και τα λεγόμενά μας.

Ο συγγραφέας, λοιπόν, της επιστολής, θα πρέπει να είναι κάποιο άτομο που μας γνωρίζει καλά, που έχει συνεργαστεί μαζί μας σε επίπεδο ακαδημαϊκό ή επαγγελματικό και που έχει, φυσικά, θετική γνώμη για εμάς. 

Πιο συγκεκριμένα, μπορούμε να ζητήσουμε:

• Συστατική επιστολή από καθηγητή  (συνήθως από τον καθηγητή της πτυχιακής ή της διπλωματικής μας εργασίας).
  
  Προσοχή! Επίλεξε έναν καθηγητή με τον οποίο είχες μία καλή συνεργασία και αναγνωρίζει τα ακαδημαϊκά σου επιτεύγματα, αλλά και τις ικανότητές σου.

• Συστατική επιστολή από εργοδότη ή από προϊστάμενο.
  
  Προσοχή! Επίλεξε κάποιον νυν ή πρώην εργοδότη / προϊστάμενό σου, που θα πιστοποιήσει την επαγγελματική σου εμπειρία.

• Συστατική επιστολή συνεργάτη. 
  
  Προσοχή! Επίλεξε έναν συνεργάτη με τον οποίο έφερες εις πέρας ένα σημαντικό ή ιδιαίτερα απαιτητικό έργο. 
  
  Ένας καλός συνεργάτης μπορεί να αναδείξει άλλες σημαντικές επαγγελματικές πτυχές σου, όπως είναι η συνεργατικότητα και η συναδελφικότητα. 

• Συστατική επιστολή “προσωπικής αναφοράς”. 
  
  Επίλεξε κάποιο άτομο εκτός του ακαδημαϊκού ή επαγγελματικού σου χώρου. Μπορεί, για παράδειγμα, να ανήκετε στον ίδιο σύλλογο ή στην ίδια εθελοντική ομάδα.
  
  Μια τέτοια επιστολή μπορεί να σκιαγραφήσει την προσωπικότητά σου με τρόπο, που θα βοηθήσει τους recruiters να αποφασίσουν αν “ταιριάζεις” στην κουλτούρα της επιχείρησής.

Πόσες συστατικές επιστολές χρειάζονται;

Όσον αφορά τον αριθμό των επιστολών που θα συνοδεύουν το βιογραφικό μας, δεν χρειάζεται να περιοριστούμε σε μία. 

Αντιθέτως, θα ήταν καλό να συλλέξουμε έως και τρεις, από ανθρώπους που μας έχουν γνωρίσει σε διαφορετικά μέρη και περιόδους της ζωής μας.

Αυτό, θα δώσει μια πιο ολοκληρωμένη και ξεκάθαρη εικόνα μας στους υπεύθυνους, οι οποίοι καλούνται να κάνουν μια επιλογή, βασιζόμενοι σε λίγα μόνο στοιχεία για τον κάθε υποψήφιο. 

Βέβαια, σε καμία περίπτωση δεν ισχύει το “όσες περισσότερες, τόσο καλύτερα”.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι μια θετική συστατική επιστολή, αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας μας, ενώ μια κακή συστατική επιστολή δε θα ήταν και ό,τι καλύτερο.

Πώς ζητάμε μια συστατική επιστολή;

Αφού, λοιπόν, έχουμε αποφασίσει το ποιος και το πόσοι θέλουμε να μας δώσουν σύσταση, το επόμενο σημαντικό ερώτημα είναι ένα: “Πώς ζητάω συστατική επιστολή;”.

Αρχικά, πρέπει να τη ζητήσουμε αυτοπροσώπως έγκαιρα και εφόσον είναι δυνατόν, δια ζώσης.

Εάν έχει περάσει αρκετός καιρός από τη συνεργασία μας, τότε φροντίζουμε να υπενθυμίσουμε τις λεπτομέρειές της.

Εφόσον γίνει η πρώτη αυτή επαφή, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι το άτομο που θα συντάξει την επιστολή έχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται.

Αυτές είναι:

• Ο λόγος για τον οποίο χρειαζόμαστε την επιστολή

• Ένα αντίγραφο του βιογραφικού μας σημειώματος

• Αναλυτική βαθμολογία, εφόσον πρόκειται να κάνουμε αίτηση σε ακαδημαϊκό πρόγραμμα 

• Άλλες σημαντικές πληροφορίες για τον εαυτό μας, καθώς και

• Τα στοιχεία που θέλουμε να τονιστούν περισσότερο κατά τη συγγραφή της επιστολής

Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχάσουμε:

Να ευχαριστήσουμε εκ των προτέρων, καθώς και μετέπειτα, το άτομο που θα συντάξει την επιστολή για εμάς, αλλά και να το ενημερώσουμε για την έκβαση της αίτησής μας.

Πώς γράφουμε μια συστατική επιστολή;

Για να δεχτούμε να γράψουμε μία συστατική επιστολή θα πρέπει να έχουμε μία καλή γνώμη για το άτομο που μας τη ζητάει. 

Σε διαφορετική περίπτωση, μπορεί να προκαλέσουμε τα αντίθετα από τα επιθυμητά αποτελέσματα. 

Εφόσον, λοιπόν, βεβαιωθούμε ότι είμαστε οι κατάλληλοι για να κάνουμε τη συγκεκριμένη σύσταση και ότι έχουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στη διάθεσή μας:

Τότε μπορούμε να προχωρήσουμε στη σύνταξη της επιστολής. 

Τα πράγματα που πρέπει να λάβουμε υπόψη είναι: 

• Ο λόγος για τον οποίο χρειάζεται την επιστολή το άτομο που μας τη ζητάει

• Το βιογραφικό του 

• Η αναλυτική του βαθμολογία, εφόσον η αίτηση αφορά τη συμμετοχή του σε ακαδημαϊκό πρόγραμμα

• Οι ικανότητες, η εμπειρία και τα προσόντα του 

• Τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που θεωρούμε ότι το διακρίνουν από τους υπόλοιπους υποψηφίους

• Η ποιότητα του χαρακτήρα του

Κατά τη συγγραφή της συστατικής επιστολής:

• Ξεκινάμε απευθυνόμενοι με το χαρακτηρισμό “Αγαπητέ/ή” ή “Προς κάθε ενδιαφερόμενο”, αν δεν γνωρίζουμε τον παραλήπτη της συστατικής επιστολής. 

• Επιβεβαιώνουμε σχετικές πληροφορίες και στοιχεία που έχει δηλώσει ο υποψήφιος κατά την αίτησή του.

• Παραθέτουμε με ειλικρίνεια την προσωπική μας γνώμη για τον υποψήφιο. 
  
  Συνήθως, αναφερόμαστε στην ποιότητα του χαρακτήρα του, καθώς και στις δεξιότητές του που εκτιμούμε ιδιαίτερα.

• Αναφέρουμε πραγματικά παραδείγματα από την προσωπική μας εμπειρία με τον υποψήφιο. 
  
  Αν, για παράδειγμα, έχει κάνει κάτι σημαντικό ή αξιέπαινο κατά τη συνεργασία του μαζί μας, δεν παραλείπουμε να το συμπεριλάβουμε στην επιστολή.

• Προσέχουμε τη σύνταξη και την ορθογραφία.

• Αν καλούμαστε να γράψουμε μια συστατική επιστολή στα αγγλικά, στα γερμανικά ή σε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα εκτός από τη μητρική μας, πρέπει να τη γνωρίζουμε καλά.
  
  Διαφορετικά, δε θα είμαστε σε θέση να αποδώσουμε σωστά τις σκέψεις μας και μπορεί να γράψουμε άθελά μας μια κακή σύσταση. 

• Δεν παραλείπουμε μια προτροπή για επικοινωνία μαζί μας σε περίπτωση ανάγκης, τα στοιχεία μας, καθώς και τον τρόπο επικοινωνίας.

• Προσπαθούμε το κείμενο της συστατικής επιστολής να μην ξεπερνάει τη μία σελίδα.

• Κλείνουμε με μία επίσημη φράση, όπως “Με εκτίμηση” ή “Με τιμή”.

Φυσικά, είτε πρόκειται για συστατική επιστολή εργασίας ή για συστατική επιστολή σε φοιτητή, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι αποτελεί ένα επίσημο έγγραφο. 

Οπότε, το ύφος της θα πρέπει να είναι επίσημο και τα όσα δηλώνουμε σε αυτή ειλικρινή και ρεαλιστικά. 

Τέλος, είτε πρόκειται να τη συντάξουμε, είτε αναζητούμε κάποιον για να μας τη δώσει:

Δεν πρέπει να ξεχνάμε τη σημασία που έχει η επιστολή για την επιλογή ή την απόρριψη ενός υποψηφίου.

Όπως είδαμε, μια πετυχημένη συστατική επιστολή μπορεί, όχι μόνο να επιβεβαιώσει τις ικανότητες του υποψηφίου, αλλά και να τον παρουσιάσει με έναν τρόπο ζωηρό και αξιόπιστο. 

Δηλαδή, με έναν τρόπο που θα αυξήσει τις πιθανότητές του για επιτυχία.

Αναζητάς την επόμενη θέση εργασίας σου ή θέλεις να κάνεις το επόμενο βήμα στην καριέρα σου;

Οι freelancers του koalla μπορούν να βοηθήσουν!

Αύξησε τις πιθανότητες επιτυχίας με σύνταξη βιογραφικού από εξειδικευμένους επαγγελματίες και κάνε τη διαφορά.