Τι είναι η συνοδευτική επιστολή και πώς τη γράφουμε

Αν αναρωτιέσαι τι είναι η συνοδευτική επιστολή ή πώς μπορείς να γράψεις μία, είσαι στο σωστό άρθρο!

Πολλοί υποψήφιοι δυσκολεύονται να γράψουν την επιστολή τους ή κάνουν αρκετά λάθη που ουσιαστικά δεν τους βοηθούν.

Για αυτό, αρκετοί επιλέγουν να απευθυνθούν σε επαγγελματίες για τη σύνταξη του βιογραφικού και της επιστολής τους.

Σ’ αυτό το άρθρο όμως, θα δούμε ό,τι χρειάζεται να γνωρίζεις για τη συνοδευτική επιστολή και πώς μπορείς να γράψεις μία που ξεχωρίζει.

Τι είναι η συνοδευτική επιστολή και ποια η χρησιμότητά της

Η συνοδευτική επιστολή ή cover letter, είναι ένα σύντομο κείμενο που συνοδεύει το βιογραφικό, παρέχοντας επιπλέον πληροφορίες για εμάς. Σκοπός της επιστολής, είναι να αναδείξει καλύτερα τις δεξιότητες και την προσωπικότητα του υποψηφίου και να τονίσει τι τον καθιστά κατάλληλο για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας.

Είναι επίσης χρήσιμη, για να βρεις εργασία σε εταιρείες που δεν έχουν δημοσιεύσει κάποια θέση αλλά σε ενδιαφέρουν.

Ούτως η άλλως, ένα μεγάλο μέρος των θέσεων εργασίας δε δημοσιεύεται.

Cover letter vs Motivational letter vs Συστατική Επιστολή

Ίσως έχεις ακούσει και άλλες έννοιες, όπως το motivational letter και τη συστατική επιστολή.

Ποια είναι η διαφορά τους;

Τη συνοδευτική επιστολή, τη γράφουμε με σκοπό την αίτηση για δουλειά, ενώ, το motivational letter για εκδήλωση ενδιαφέροντος κάπου.

Όπως για παράδειγμα σε κάποιο μεταπτυχιακό, για σπουδές, για κάποιο πρόγραμμα κλπ.

Απ’ την άλλη, τη συστατική επιστολή, δεν τη γράφουμε εμείς. Αλλά, κάποιος άλλος (πρώην εργοδότης, καθηγητής, συνάδελφος) για να τονίσει τα θετικά μας για κάποια θέση εργασίας.

Συνοδευτική επιστολή – Δομή

Τώρα που είδαμε τι είναι η συνοδευτική επιστολή βιογραφικού και σε τι χρησιμεύει, ας δούμε και ποια είναι η δομή της.

Τα σημεία λοιπόν ενός cover letter είναι τα εξής:

• Τα στοιχεία σου και η ημερομηνία αποστολής
• Τα στοιχεία του παραλήπτη
• Η εισαγωγή
• Η κύρια παράγραφος / οι κύριες παράγραφοι
• Ο επίλογος / χαιρετισμός

Πάμε να τα δούμε ένα-ένα αναλυτικά!

Στοιχεία αποστολέα (τα στοιχεία σου)

Το cover letter, είναι ουσιαστικά ένα γράμμα. Πρέπει λοιπόν να ξεκινήσουμε αναφέροντας τα στοιχεία του αποστολέα.

Σε αυτή την περίπτωση, τα δικά σου, που στέλνεις την επιστολή.

Συγκεκριμένα πρέπει να αναφέρεις:

• Το ονοματεπώνυμό σου

• Τα στοιχεία επικοινωνίας σου (κινητό, επαγγελματικό email)

Προεραιτικά, μπορείς να αναφέρεις και τα επαγγελματικά σου social media (LinkedIn) και τη διεύθυνση κατοικίας σου.

Αφού αναφέρεις τα παραπάνω στοιχεία, άφησε μια σειρά και γράψε και την ημερομηνία αποστολής.

Κι ένα παράδειγμα για να έχεις καλύτερη εικόνα:

ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ

[Επαγγελματικό email] – [Τηλέφωνο] – [Διεύθυνση, Πόλη] – [LinkedIn Profile]

[Ημερομηνία]

Στοιχεία Παραλήπτη

Μια συνοδευτική επιστολή για θέση εργασίας, πρέπει να είναι όσο πιο συγκεκριμένη γίνεται, για τη θέση αυτή.

Αυτό ξεκινάει απ’ την προσφώνηση.

Το βέλτιστο είναι να αναφέρεις ακριβώς το όνομα του παραλήπτη, είτε είναι ο recruiter, είτε ο εργοδότης ο ίδιος.

Για αυτό το λόγο, είναι καλό να αποφύγεις εκφράσεις του στυλ:

“Αξιότιμε κύριε / κυρία”

Τώρα ίσως σκέφτεσαι: <<Πώς θα βρω το όνομα του παραλήπτη;>>.

Μπορείς να καλέσεις τη γραμματεία της εταιρείας, να δεις το site της ή να ψάξεις στο LinkedIn.

Αφού λοιπόν αναφέρεις το όνομα του παραλήπτη, συνεχίζεις με τον τίτλο του, το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνσή της.

Όλα αυτά, πάνω αριστερά.

Για παράδειγμα:

Γιώργος Θάνου

Digital Marketing Manager
Εταιρεία Χ

Οδός Χ, Θεσσαλονίκη

Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής

Η εισαγωγή είναι πολύ σημαντική για ένα cover letter καθώς μπορεί να τραβήξει άμεσα το ενδιαφέρον του αναγνώστη.

Πώς ξεκινάμε όμως;

Μπορείς να γράψεις κάτι σαν <<Θα ήθελα να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη συγκεκριμένη θέση…>> 

ή

<<θα με ενδιέφερε να εργαστώ…>>

Βέβαια εδώ υπάρχει ένα “πρόβλημα”.

Αυτές οι εκφράσεις είναι κοινότυπες και οι recruiters τις έχουν δει αμέτρητες φορές.

Τι εναλλακτικές έχεις;

Ας δούμε κάποια παραδείγματα:

• Πες την ιστορία σου: “Ξεκίνησα να προγραμματίζω πολύ μικρός από τα δώδεκά μου. Η ιδέα ότι μπορούσα να δημιουργήσω κάτι πρακτικό απ’ το μηδέν με ενθουσίαζε! Μετά, όσο μεγάλωνα έμεινα “πιστός στον κώδικα” και πλέον είναι το επάγγελμα και το πάθος μου.”

• Ξεκίνα με ένα κατόρθωμα: “Τον τελευταίο χρόνο, κατάφερα να αυξήσω το μέσο engagement στις δημοσιεύσεις των πελατών μας κατά 55% και τους μέσους followers κατά 315%. Θα χαιρόμουν πολύ να προσφέρω τις ικανότητές μου ως social media manager στην [Όνομα εταιρείας].”

• Ανέφερε μια αξία ή ένα πιστεύω σου: “Ως καθηγητής, πιστεύω ότι ο καθένας έχει δικαίωμα στη γνώση και στην προσωπική βελτίωση. Έτσι, στόχος μου είναι να μεταφέρω σε κάθε μαθητή ό,τι ξέρω, με ευχάριστο και διαδραστικό τρόπο, δημιουργώντας ένα όμορφο μαθησιακό περιβάλλον.”

Κύρια παράγραφος / παράγραφοι

Αφού γράψεις την εισαγωγή σου, ήρθε η ώρα να περάσεις και στην κύρια παράγραφο.

Η κύρια παράγραφος, μπορεί επίσης να χωριστεί και σε δύο μικρότερες.

Κάτι αρκετά καλό, για να μη φαίνεται κουραστική στον αναγνώστη.

Εδώ έχεις την ευκαιρία να… ξεδιπλώσεις τη μαγεία σου!

Τι μπορείς να αναφέρεις;

• Αξιοσημείωτα επαγγελματικά επιτεύγματα
• Τους λόγους για τους οποίους σου ταιριάζει η θέση
• Τα κίνητρά σου για τη συγκεκριμένη θέση
• Τι γνωρίζεις για τη συγκεκριμένη εταιρεία

Είναι σημαντικό, να είσαι όσο πιο συγκεκριμένος γίνεται στα παραπάνω. Να αναφέρεις δηλαδή πληροφορίες που ταιριάζουν με τη θέση εργασίας στην οποία κάνεις αίτηση.

Έχουμε πει άλλωστε σε προηγούμενο άρθρο μας:

Ότι το να μην είσαι συγκεκριμένος, είναι ένα απ’ τα συχνότερα λάθη στο βιογραφικό και επομένως και στα cover letters.

Έξτρα tip! Μπορείς να προτείνεις στην επιχείρηση πιθανές βελτιώσεις. Για παράδειγμα, αν είσαι web designer, θα μπορούσες να προτείνεις βελτιώσεις στο site της επιχείρησης.

Επίλογος / Χαιρετισμός

Και φτάνουμε στο τελευταίο μέρος της συνοδευτικής επιστολής, τον επίλογο.

Εδώ μπορείς να ευχαριστήσεις τον αναγνώστη για τον χρόνο του να αναφέρεις πότε είσαι διαθέσιμος για συνέντευξη και να προσθέσεις και τον χαιρετισμό.

Το <<Με εκτίμηση>> και κάτω απ’ αυτό το ονοματεπώνυμό σου, είναι ιδανικό.

Συνοδευτική επιστολή – Παράδειγμα

Πάμε να δούμε και ένα παράδειγμα από συνοδευτική επιστολή, για να πάρεις ιδέες για τη δική σου.

Σύμφωνα λοιπόν με τα παραπάνω (το όνομα και τα στοιχεία είναι υποθετικά):

Μιχάλης Παπαδόπουλος

[email] – 69XXXXXXXX- Οδός 4, Θεσσαλονίκη – [LinkedIn profile]

14/12/2022

Ιωάννης Παπαδόπουλος
Marketing Director
[Όνομα εταιρείας]

Πάντα το digital marketing μου φαινόταν εξαιρετικά ενδιαφέρον. Ξεκίνησα να ασχολούμαι πριν 2 χρόνια, όταν θέλησα να βοηθήσω ένα φίλο με την προώθηση του e-shop του. Ήταν η τέλεια ευκαιρία για μένα να ασχοληθώ με το αντικείμενο. Άρχισα λοιπόν να διαχειρίζομαι διαφημιστικές καμπάνιες στη Google και στο Facebook, ενώ ταυτόχρονα μελετούσα όσο περισσότερο μπορούσα. Τελικά, αποφάσισα να το κάνω επάγγελμα.

Τον τελευταίο χρόνο εργάζομαι ως freelancer, βοηθώντας ελληνικές επιχειρήσεις να αναπτυχθούν μέσω διαφημιστικών καμπανιών σε social media και Google. Έχω συνεργαστεί με πολλές διαφορετικές επιχειρήσεις, πετυχαίνοντας υψηλά ROIs ακόμη και σε κλάδους που δε γνώριζα, έπειτα από έρευνα.

Μόλις είδα την αγγελία για Junior digital marketer στην [όνομα εταιρείας], ήξερα ότι αυτή η θέση είναι για μένα. Απ’ την αρχή της καριέρας μου, αναζητούσα να εργαστώ σε μια πρωτοπόρα επιχείρηση με ισχυρό portfolio, στην οποία να μπορώ να είμαι δημιουργικός ενώ ταυτόχρονα να συμμετέχω ενεργά στην ανάπτυξή της.

Είμαι σίγουρος, ότι οι γνώσεις και οι ικανότητές μου, θα μου επιτρέψουν να ανταπεξέλθω πλήρως στις αρμοδιότητες της συγκεκριμένης θέσης και να καλύψω τις ανάγκες της εταιρείας. Σας ευχαριστώ πολύ για τον χρόνο που μου αφιερώσατε.

Με εκτίμηση,
Μιχάλης Παπαδόπουλος

Αυτό ήταν ένα δείγμα cover letter, το οποίο μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να πάρεις ιδέες για τα δικά σου.

Και φυσικά, να προσαρμόσεις ανάλογα.

Για παράδειγμα:

Αν κάνεις αίτηση για εργασία σε κάποια εταιρεία χωρίς να έχει δημοσιεύσει αγγελία, στον επίλογο, είναι καλό να ζητήσεις μια προσωπική συνέντευξη.

Μπορείς λοιπόν να χρησιμοποιήσεις την παραπάνω συνοδευτική επιστολή ως υπόδειγμα και πηγή έμπνευσης για να γράψεις το δικό σου πρωτότυπο cover letter.

Συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία

Για την αποστολή βιογραφικού σε εταιρείες, για θέσεις που δεν διαθέτεις εμπειρία, μπορείς πάλι να στείλεις cover letter.

Για την ακρίβεια, είναι μια εξαιρετική στρατηγική.

Οι “κανόνες” για τη δομή της επιστολής είναι οι ίδιοι που είδαμε και πριν.

Εφόσον όμως δε διαθέτεις επαγγελματική προϋπηρεσία, μπορείς να κάνεις τα εξής:

• Τόνισε το πάθος σου για τη συγκεκριμένη θέση ή τον κλάδο.
• Ανέφερε σχετικά courses, σεμινάρια ή πιστοποιήσεις.
• Τόνισε τα soft skills σου.
• Μίλησε για δραστηριότητες που σχετίζονται με τη θέση.
• Ανέφερε σχετικά προσωπικά σου project.

Αν ξεκινάς τώρα την αναζήτηση εργασίας σου, μπορείς να δεις το άρθρο μας με χρήσιμα tips για βιογραφικό, για καλύτερα αποτελέσματα.

Συνοδευτική επιστολή για πρακτική άσκηση

Είσαι φοιτητής που αναζητά να κάνει την πρακτική του;

Μπορείς να στείλεις κάποιο cover letter στην εταιρεία που σε ενδιαφέρει, για να αυξήσεις τις πιθανότητες για το πολυπόθητο internship.

Σε τέτοιου είδους συνοδευτικές, είναι επίσης καλό να αναφέρεις:

Γιατί σε ενδιαφέρει ο κλάδος και η συγκεκριμένη εταιρεία, τι σε παρακινεί, ποιοι είναι οι στόχοι σου και φυσικά, οποιαδήποτε πιθανή σχετική εμπειρία.

Συνοδευτική επιστολή εκδήλωσης ενδιαφέροντος – Τι ΔΕΝ πρέπει να περιέχει

Αφού είδαμε τι είναι η συνοδευτική επιστολή και τι μπορεί να περιέχει, ήρθε η ώρα να δούμε τι δεν πρέπει να περιέχει.

Τα παρακάτω λοιπόν, θα ήταν καλό να μείνουν εκτός του cover letter σου.

• Αρνητικά σχόλια: Μείνε στην θετική ενέργεια και μην αναφέρεις αρνητικά σχόλια για προηγούμενους εργοδότες, συναδέλφους ή εταιρείες.

• Προσδοκίες για μισθό: Για κάποιους recruiters, ο μισθός αποτελεί “λεπτό” ζήτημα. Θα ήταν καλό επομένως, να αποφύγεις οποιαδήποτε αναφορά σε κάτι τέτοιο.
  
• Υπερβολές: Υπερβολές, όπως για παράδειγμα πόσο αγαπάς τη συγκεκριμένη εταιρεία ή “φουσκωμένα” κατορθώματα, θα ήταν καλό να μείνουν εκτός. Καθώς, ο recruiter κατά πάσα πιθανότητα, μπορεί να καταλάβει πότε ένα υποψήφιος υπερβάλει.

Τι να προσέξεις κατά τη σύνταξη του cover letter

Για αρχή, δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να γράψεις πολλές παραγράφους στο cover letter.

Κάτι τέτοιο μπορεί όχι μόνο να κουράσει τον αναγνώστη, αλλά να τον κάνει να μην μπει καν στη διαδικασία να το διαβάσει.

Τρεις μικρές παράγραφοι αρκούν.

Να θυμάσαι, ότι η επιστολή σου, είναι καλό να είναι μισή με μία σελίδα σε μέγεθος.

Οπότε, μην το παρακάνεις.

Άλλα σημαντικά στοιχεία, όταν στέλνεις συνοδευτική επιστολή για δουλειά:

• Κάνε έλεγχο για τυχόν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη.

• Κάνε bold σημαντικές λέξεις για να διευκολύνεις τον αναγνώστη.

• Μην κάνεις μεγάλες παραγράφους.

• Γίνε όσο πιο συγκεκριμένος γίνεται για τη θέση εργασίας.

• Μην αναφέρεις απλά ότι γράφεις και στο βιογραφικό σου.

Και να θυμάσαι!

Η σύνταξη ενός cover letter είναι λογικό να σου φαίνεται δύσκολη στην αρχή, οπότε μην απογοητευτείς αν δυσκολευτείς.

Πάρε τον χρόνο σου, κάνε την έρευνά σου και το σημαντικότερο, μην διστάσεις να είσαι ο εαυτός σου!

Φτάσαμε στο τέλος του άρθρου μας, τώρα γνωρίζεις τι είναι η συνοδευτική επιστολή, σε τι χρησιμεύει και πώς να γράψεις μία.

Χρειάζεσαι βοήθεια με το βιογραφικό ή το cover letter σου;

Οι CV writers του koalla μπορούν να σε βοηθήσουν!

Βρες freelance CV writers για να συντάξουν το βιογραφικό και την επιστολή σου και αύξησε τις πιθανότητες για συνέντευξη!